Di era digital seperti saat ini, hampir semua hal bisa diselesaikan melalui jaringan internet. Termasuk juga dalam hal pekerjaan kantor. Dengan adanya fitur chat, email dan video call, komunikasi antar pegawai dan antar perusahaan dapat dilakukan di manapun dan kapanpun. Hal ini yang membuat work from home terasa semakin mudah dilakukan.
Email lebih banyak dipilih untuk menyampaikan hasil pekerjaan, sedangkan aplikasi chat belum bisa mewadahi secara keseluruhan kebutuhan kantor. Satu-satunya cara berkomunikasi yang bisa digunakan untuk menjawab kebutuhan tersebut dengan melakukan video call grup melalui aplikasi. Kelebihan video call ini adalah membuat seseorang lebih mudah dalam menyampaikan informasi.
Biasanya video call digunakan para pekerja ini untuk melakukan rapat digitaluntuk membahas rencana pekerjaan hingga laporan progres. Selama WFH ini kenaikan trafik video call cukup signifikan, karena banyak kalangan yang menggunakan video call sebagai pengganti pertemuan di kantor.
Fakta mengenai kenaikan trafik ini disampaikan salah satu provider milik swasta yang menyampaikan sejak pertama kali diimbau WFH, terdapat kenaikan trafik penggunaan internet untuk keperluan teleconference hingga mencapai 20-23%.
Kalau mendengar kata video call yang terlintas dibenak kita tentu aplikasi Whatsapp. Namun kenyataannya nggak semua aplikasi bisa dijadikan alternatif teleconference selama WFH. Whatsapp belum bisa menjawab kebutuhan WFH karena hanya menampung maksimal 4 orang, sedangkan untuk keperluan kantor tentu memerlukan jumlah yang lebih banyak, dong.
Aplikasi Teleconference yang Cocok untuk WFH
Ada beberapa aplikasi yang reccomended untuk keperluan teleconference selama WFH. Tentunya aplikasi-aplikasi ini telah memiliki banyak pengguna dan rating yang baik di Apps store.
Skype
Dengan menggunakan Skype, kita bisa melakukan video conference hingga 50 orang. Selain fitur video call, Skype juga menawarkan fitur telepon dan chatting. Menariknya aplikasi ini bisa diunduh secara gratis, baik itu untuk sistem operasi iOS, Mac, Windows, Android hingga Linux.
Lo juga bisa menjadwalkan telepon dengan rekan kerja melalui fitur schedule call. Jika lo lebih nyaman pakai laptop aplikasi ini juga bisa dipasang pada laptop. Keuntungan menggunakan Skype di laptop membuatmu bisa sambil mengerjakan pekerjaan sembari melakukan video call atau bertukar pesan.
Jika lo membutuhkan kapasitas yang lebih besar cobalah untuk meng-upgrade ke Skype for Business. Produk ini dirancang untuk pertemuan perusahaan yang lebih besar, hingga kapasitas 250 orang, lho.
Sebenarnya fitur dasarnya masih serupa, namun Skype for Bussines memiliki beberapa fitur tambahan yang tidak ditemukan di Skype Reguler. Misalnya, hasil konferensi dapat direkam, disimpan dan dibagikan, sehingga cocok bagi orang yang kesulitan menyesuaikan jadwal pertemuan dengan tim lainnya.
Selain itu, pengguna admin dalam Skype for Bussiness bisa mengatur jalannya konferensi, seperti mengeluarkan peserta, mengundang peserta baru, atau membatasi jumlahnya. Salah satu fitur yang paling menarik dari Skype for Bussiness adalah Skype Room System, yang memungkinkan lo mengadakan konferensi jarak jauh menggunakan layar dan kamera yang terpisah dari komputer.
Zoom
Sepertinya aplikasi ini yang paling banyak dibicarakan selama WFH, ya? Zoom adalah salah satu aplikasi teleconference yang paling populer saat ini, karena kekuatannya mengintegrasi web yang solid dan fitur lainnya.
Sejak Januari 2020, Zoom mendulang pengguna aktif hingga mencapai 6% perhari. Aplikasi ini diklaim mampu menghasilkan visual berdefinisi tinggi, walaupun lo berada di tempat yang memiliki koneksi internet dengan bandwith rendah.
Sebenarnya paket gratis Zoom sudah bisa berfungsi dengan baik, bahkan bisa lo gunakan untuk melakukan panggilan hingga 1.000 orang. Sayangnya, paket gratis ini ada batasan waktu, yaitu selama 40 menit untuk panggilan grup, dan semua orang harus menutup panggilan lalu memulai lagi ketika waktu habis.
Kalau ingin mengadakan pertemuan dengan durasi tanpa batas, lo perlu merogoh kocek lebih dalam, sekitar $14,49 per bulan untuk berlangganan paket pro. Paket tersebut memungkinkan admin untuk dapat mengontrol pertemuan, seperti menambahkan atau menghapus peserta, karena Zoom pro menyediakan fitur user manajemen.
Melalui laman resminya, paket pro ini menyediakan data setiap pertemuan dalam bentuk laporan rutin. Laporan ini akan memberikan informasi seperti; dalam satu bulan sudah melakukan beberapa pertemuan, berapa lama durasi per harinya, dan sebagainya.
Google Hangout/Google Meet
Google Hangout atau Google Meet bisa digunakan untuk mendukung komunikasi saat harus bekerja dari rumah. Google Meet sebenarnya adalah aplikasi video konferensi yang merupakan versi bisnis dari Google Hangout. Aplikasi ini mendukung penggunaan video call sampai 30 pengguna dalam waktu bersamaan dengan kualitas high definition.
Google Meet bisa menjadi salah satu alternatif berkomunikasi dan berkoordinasi bersama rekan kerja dalam jumlah yang banyak. Aplikasi ini juga terintegrasi dengan G-Suite, sehingga memudahkan kita untuk bisa bergabung sesuai dengan jadwal kalender atau undangan yang dikirim oleh admin melalui email.
Google Meet memiliki kemampuan untuk mengubah tata letak tampilan selama video conference, sehingga lo bisa memilih ingin berfokus kepada siapa. Sama seperti Zoom, Google Meet memiliki kemampuan memutar, membagikan, men-download atau menyimpan rekaman conference yang bisa tersimpan langsung ke dalam Google Drive.
Go To Meeting
Aplikasi video conference ini sepenuhnya dirancang untuk organisasi bisnis, sehingga tidak memiliki versi gratis. Paket yang paling terjangkau dari Go To Meeting seharga $14 per bulan. Melalui versi termurah ini kita sudah bisa mendapatkan fitur-fitur serupa dengan aplikasi panggilan video pada umumnya, seperti percakapan audio, pesan singkat dan screen sharing.
Kapasitas maksimal yang diperbolehkan dalam satu kali pertemuan mencapai 150 orang. Pada aplikasi Go To Meeting terdapat fitur Lock Meetings memungkinkan admin mengunci pertemuan yang sedang berlangsung. Hal ini membuat room meeting tidak bisa diakses oleh sembarang peserta, dan tidak dapat ditutup sebelum jadwal yag ditetapkan.
